زمان از گرانبها ترین داشته های هر فرد است . بسیاری از ما در انجام کارهای روزانه دچار کمبود زمان می شویم و نمی توانیم کارهایمان را به موقع و درست به پایان برسانیم در چنین زمانی نیاز به مدیریت زمان احساس می شود . مدیریت زمان عنوان مهارتی است که به شما کمک میکند تمام کارهای خود را سر وقت و به موقع انجام دهید و هیچ گاه دچار کمبود زمان نشوید.مدیریت زمان

مدیریت زمان

کسانی که در زندگی خود مدیریت و برنامه ریزی زمان دارند کارهای خود را در اسرع وقت و به شکل صحیح انجام می دهند . این افراد از زمان خود به صورت موثرتر و بسیار پربارتر استفاده می کنند زیرا تمرینات و مهارت های مدیریت زمان را به خوبی یاد گرفته اند و در زندگی شخصی به کارگرفته اند.

امروزه بسیاری از افراد در معرض فشارهای کاری بیش از حدی هستند که در صورت عدم کنترل آن در درازمدت آثار منفی بسیاری را به همراه خواهد داشت. این در حالی است که حجم کاری بالای افراد به علت عدم مدیریت زمان مناسب آنهاست که باعث می شود آنها قادر به انجام تمامی وظایف خود نباشند. درواقع حجم کاری هر کارمندی دارای استانداردهایی است و به هیمن دلیل نباید آن را بیش از حد و ظالمانه تصور کرد. با این حال با نگاهی به وضعیت کارمندان به این نکته پی خواهید برد که برخی از آنها با شرایط کاری مشابه، عملکردی درخشان و بدون دشواری خاصی دارند. در واقع آنها از راهکارهایی استفاده می کنند که به استفاده بهتر آنها از زمانی که در اختیار دارند، کمک می کند.

 

1- وظایف خود را مشخص کنید

از گام های مهم در زمینه مدیریت زمان و برنامه های کاری این است که موارد مدنظر خود را در جایی مکتوب کنید. این امر به شما کمک خواهد کرد تا همواره موارد مهم را مدنظر داشته باشید. درواقع بسیاری از کارمندان در این زمینه با بی برنامگی رفتار می کنند و همین امر باعث می شود تا با سردرگمی مواجه باشند. با این حال در صورتی که بدانید در هر لحظه دقیقا چه کارهایی را باید انجام دهید، امکان حذف موارد اضافی و جلوگیری از هدر رفتن زمان میسر خواهد بود. 

 

2- اولویت بندی داشته باشید؛

 لیست !… لطفا تهیه و استفاده کنید.

قبل از شروع روز کاری، لازم است تا لیست کارهای خود را با توجه به میزان اهمیت آنها اولویت بندی کنید. این امر باعث خواهد شد تا در پایان ساعت کاری در بدترین حالت ممکن شما حداقل اقدامات ضروری را انجام داده باشید. با این حال در صورتی که اولویت خاصی نداشته باشید، این احتمال وجود دارد که کارهایی را انجام دهید که هیچ گونه ضرورتی نداشته و تاخیر در انجام آنها مشکل خاصی را به وجود نمی آورده است. در این رابطه توصیه می شود تا اقدامات دشوار را پشت سر هم قرار ندهید، این امر انرژی شما را به شدت تحلیل خواهد برد. همچنین به میزان استراحت میان دو فعالیت نیز توجه داشته باشید.


هیچ نظمی را در هیچ سیستمی در هیچ کجای دنیا پیدا نخواهید کرد که بدون تهیه و استفاده از لسیت وجود داشته باشد. شما نمیتوانید تمام کارها را در ذهنتان نگه دارید و همیشه یادتان بماند. در کل 4 نوع لیست نیاز دارید :

  • برنامه زمانی شخصی : برای تمام سال، ماه، هفته و البته روزها
    شما باید مشخص کنید در طول روز چه کارهایی باید انجام دهید تا به اهداف سالانه تان برسید
  • کارهایی که باید انجام شوند : کارهایی که باید به ترتیب ماهانه، هفتگی، سالانه انجام شوند
    ترتیب مهم است، برنامه هفتگی ماهانه و سالانه تان برای اهداف کاری تان کدام اند؟
  • تماس ها : فقط افرادی را که باید با آنها تماس بگیرید، نه دفترچه تلفن !
    لیست تمام افرادی که در طول هفته، ماه یا سال با آنها باید در تماس باشید یک جا یادداشت داشته باشید
  • گفتنی ها : این یکی برای گفتنی هایی است که شما میخواهید به افرادی که در روز میبینید بگویید
    و باید لیست کنید تا بدانید به هرکسی چه چیزی و چه زمانی از روز باید بگویید… تا یادتان نرود.

این تکنیک تهیه لیست استفاده فوق العاده زیادی برای شما خواهد داشت.

 

3- از تکنولوژی کمک بگیرید

امروزه با رشد تکنولوژی انجام بسیاری از کارها ساده گشته است. به همین خاطر لازم است تا از این ابزارهای موجود به خوبی استفاده کنید. از جمله فناوری های مفید در رابطه با مدیریت زمان و انجام بهتر کارها، اپلیکشین های یادآور و مخصوص برنامه ریزی روزانه است. بدون شک این امر شما را از حمل دفترچه و خودکار بی نیاز ساخته و در داخل گوشی شما قابل استفاده خواهند بود.

 

4- زمان های مرده خود را شناسایی کنید

هر انسانی در طول شبانه روز زمان هایی را در اختیار دارد که در آن کار خاصی را انجام نمی دهد. این گونه زمان ها می توانند برای انجام بسیاری از کارها مورد استفاده قرار گیرند. بدون شک این سیاست می تواند زمان بیشتری را در اختیار شما قرار دهد. 

 

5- به تاخیر انداختن کارها را کنار بگذارید

از جمله عادت های نادرست افراد این است که کارها را به زمانی دیگر موکول می کنند. اگرچه این امر در شرایطی بدون ایراد و ضروری به نظر می رسد، با این حال در صورتی که به عادت شما تبدیل شود، بدون شک خود زمینه فشار کاری را به همراه خواهد داشت. درواقع این امر که در برخی از روزها در بیکاری کامل به سر برده و در روزهای دیگر با حجم کاری وحشتناک مواجه باشید، نتیجه ای جز خستگی نداشته و سلامت شما نیز با خطرهای جدی مواجه خواهد شد. به همین خاطر تا حد امکان کارها را در زمان تعیین شده به پایان رسانده و با این اقدام نظم کاری مطلوبی را برای خود ایجاد کنید.

 

6- از استرس دوری کنید

انسان تا زمانی که از آرامش برخوردار باشد، قادر به انجام کارها به بهترین شکل ممکن خواهد بود. با این حال برخی افراد دچار استرس بیش از حد شده و این امر خود در تمرکز و انگیزه آنها تاثیر منفی خواهد داشت. به همین خاطر لازم است تا عواملی را که باعث ایجاد این حس در شما می شود شناسایی کنید. برخی از این عوامل در داخل محیط کاری بوده و برخی صرفا به علت نگرش نادرست شما نسبت به مسائل است که ضرورت دارد برای هر یک راهکارهایی بیابید. استفاده از مشاوران و روان شناسان در این زمینه می تواند کمک بسیار خوبی محسوب شود. 

 

7- از انجام چندین کار به طور همزمان خودداری کنید

اگرچه باور بسیاری از افراد این است که انجام چندکار به طور همزمان یک مزیت محسوب می شود، با این حال واقعیت این است که این امر تنها در رابطه با اقدامات سبک قابل اجرا بوده و در موارد حساس تنها کاهش کیفیت را به همراه خواهد داشت. به همین خاطر لازم است تا در ابتدا محدوده توانایی های خود را بشناسید و در این رابطه خود را با دیگران مقایسه نکنید. 

 

8- روز خود را زودتر شروع کنید

با نگاهی به زندگی افراد موفق به این نکته پی خواهید برد که تمامی آنها افردی سحرخیز بوده و این امر باعث می شود تا آنها زمان بیشتری به نسبت سایر افراد در اختیار داشته باشند. این امر در حالی است که بیداری شما در شب به علت اینکه با خستگی ناشی از کار مواجه هستید، باعث خواهد شد تا عملا به کار خاصی نپردازید. 

 

9- استراحت کافی داشته باشید

بدون شک هیچ یک از انسان ها کاملا مشابه دیگری نبوده و این امر باعث می شود تا نیازهای شان نیز تفاوت هایی داشته باشد. به همین خاطر هیچ گاه نباید خود را با کارمندی دیگر مقایسه کنید و تنها به برنامه ای مختص به خود توجه داشته باشید. به همین دلیل لازم است تا در هر زمانی که احساس خستگی کردید، استراحتی هرچند کوتاه داشته باشید. توصیه می‌شود تا در این زمان ها به کاری بپردازید که نسبت به آن بیشترین تمایل را دارید.

برای مثال صرف یک نوشیدنی به همراه موسیقی ممکن است کاری باشد که به شما بیشترین میزان آرامش و حس خوب را خواهد داد.

 

10- نه گفتن را یاد بگیرید

بسیاری از افراد در مواجهه با دیگران نمی توانند نظر واقعی خود را ابراز کنند و این امر سبب می شود مجبور به انجام کاری باشند که کاملا خارج از برنامه ریزی های آنها بوده است. در همین راستا لازم است تا نه گفتن را به عنوان یک مهارت در خود تقویت کنید و همواره برنامه خود را در اولویت قرار دهید. با این حال این امر به معنای عدم توجه به سایر همکاران نبوده و صرفا به این امر اشاره دارد که نباید به خاطر دیگران خود را دچار مشکلات سخت کرد.