تحقیقات نشان می دهد، تقریبا 70 درصد از افراد در زمان کار از تمرکز کافی برخوردار نیستند. این یعنی از هر چهار کارمند، سه نفر هیچ تمرکزی ندارند.

این اتفاق دلایل بسیاری دارد، از شبکه های اجتماعی و گفت وگوهای مجازی تا خستگی و استرس بیش از اندازه، ولی یکی از دلایل اصلی حواس پرتی، عدم آگاهی از کار است.

در حقیقت، حدود 50 درصد از مردم از کار و وظایف خود و انتظارات کارفرما هیچ اطلاعی ندارند. اگر این آمار شگفت انگیز است، به این نکته توجه کنید که کارمندان حاضر در این تحقیق، از شنیدن انتظارات مدیران و رؤسای خود واهمه داشتند. در نتیجه، نبود انتظارات واضح و مشخص باعث کاهش انگیزه و سردرگمی خواهد شد.

نکته جالب دیگر: اکثر رهبران تیم ها نیز از وظایف کارمندان خود اطلاعی ندارند. این یک مشکل بزرگ است. مشکلی که خوشبختانه راه حل تقریبا ساده ای دارد.

کارمندان هدفمند عملکرد بسیار بهتری ارائه خواهند کرد. افراد چنین احساس خواهند کرد که به موفقیت بزرگی در کار خود دست پیدا کرده اند و به همین دلیل با غرور و افتخار به تلاش خود ادامه می دهند و احساس خوبی نیز خواهند داشت.

پس به این ترتیب، راه حل افزایش انگیزه (در تمام سطوح) درک وظایف کارمندان و تک تک اعضای تیم است، ولی این مسئله در این نقطه به پایان نمی رسد.

رهبر باید برای هر کارمند هدفی مشخص و منحصربه فرد تعیین کند و از تشریح وظایف و کار عاجز نباشد. رهبر یک شبه به این قدرت دست پیدا نخواهد کرد، ولی شرکت ها می توانند با برداشتن گام هایی کوتاه، فرهنگی غنی، تاثیرگذار و ایمن به وجود آورند.

 

نکاتی برای داشتن فرهنگی هدفمند

یک تیم رهبری با استفاده از این نکات، قدرت ایجاد هدف برای کارمندان را به دست خواهد آورد:

1. همکاری نزدیک با تیم استخدام:

رهبر در زمان استخدام باید با نیروهای جدید، وظایف آنها در محیط کار و جایگاه آنها در شرکت به خوبی آشنا شود. چنانچه شخصی مناسب شرکت نیست، نباید به هیچ عنوان استخدام شود.

2. توجه به وظایف روزانه:

 گرچه مدیریت تمام جزییات هرگز ایده خوبی نیست، ولی باید از وظایف روزانه کارمندان خود کاملا آگاه باشید. به این ترتیب مدیران از اهمیت هر کارمند آگاه خواهند شد یا به درک بهتر وظایف و نقش ها کمک خواهند کرد.

3.یادگیری نحوه برقرار ارتباط مناسب با کارمندان:

در طول ارزیابی ها و جلسات، از اهمیت کارمندان و مدیران خود آگاه شوید. آنها چطور در پروژه ها مشارکت خواهند داشت؟ چه ویژگی جدید و منحصربه فردی به مجموعه اضافه خواهند کرد؟ چرا قابل جایگزینی نیستند؟

4. نظرات و انتقادات را بپذیرید:

حذف ترس از پرسش و انتقاد در محیط کار بسیار ضروری است. رهبر باید با دریافت نظرات و انتقادات، با آرامش و صبر و بدون هیچگونه خشونتی به آنها پاسخ دهد.

5. به مردم اجازه صحبت دهید:

جلسات، در صورتی که تمام افراد حاضر فرصت صحبت داشته باشند، بسیار پربارتر خواهند بود. جلسات نباید تحت کنترل یک نفر باشند و کارمندان نیز باید با مشارکت در مباحث، ارزش جلسات را بیشتر کنند.

6. ایجاد محیطی ایمن:

کارمندان را از درخواست برای مرخصی، مشارکت با سایر افراد و اشتباهات نترسانید.

7. فرصتی برای «شکست بهتر» فراهم کنید:

حتی بزرگ ترین اشتباهات نیز درس هایی ارزشمند به ما خواهند داد. رهبر باید با انعطاف و گذشت و بررسی شرایط، احتمال تکرار اشتباه در آینده را کاهش دهد. محیط کار در یک دهه اخیر به شدت تغییر کرده است و ما هنوز به محیط ایده آل دست پیدا نکرده ایم. رهبر وظیفه تشریح فرهنگ را برعهده دارد و همچنین باید به عنوان الگو و سرمشقی برای سایرین شناخته شود. یافتن رهبران منعطف، خلاق و پرتلاش کار راحتی نیست. محیط کار با وجود چنین رهبرانی به شکوفایی خواهد رسید.

 

ترفندهایی برای درمان حواس پرتی در محیط کار

۱. لیستی از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید.

فایده این کار چیست که لیستی از کارهای مهم‌تان را درست کنید و سپس آن‌ را زیر ماشین‌حساب و قبض تلفن و کارت بانک خود بگذارید؟ اگر قرار بوده اصلا چشم‌تان بهش نخورد، پس چرا زحمت نوشتنش به خود داده‌اید؟ لیست کارهایتان را بچسبانید جایی که در تیررس چشم‌تان باشد تا هر بار که خواستید گوشی تلفن را بردارید یا کامپیوتر را خاموش و روشن کنید آن‌ را ببینید. یادتان باشد هر چیز که از دیده رود، از حافظه هم برود!

۲. برای درمان حواس‌ ‌پرتی بهتر است درِ اتاق‌تان را ببندید.

می‌دانم که به نظر می‌رسد دارم خلاف شیوه‌های صحیح مدیریتی را ترویج می‌کنم. لابد می‌پرسید مگر قرار نیست درِ اتاق من به روی کارمندانم باز باشد تا مشکلاتشان را حل کنم؟ پس بگذارید به شما بگویم که اگر جنابعالی نتوانی بر روی کارت تمرکز کنی، کارمندات حتما یک مشکل بزرگ‌تر خواهند داشت: باید بروند دنبال شغل جدیدی بگردند. یادتان باشد به عنوان کارآفرین، شما باید اول به شرکت رسیدگی کنید بعد به کارمندان. تازه، اگر کارمندان‌تان نتوانند چپ و راست بیایند ورِ دل‌تان بنشینند، شاید خودشان توانستند ابتکار عمل‌هایی به خرج دهند و مشکلات را حل کنند.

۳. وقتی کسی وارد اتاق‌تان می‌شود بلند شوید و بایستید.

البته که ایستادن برای ورود افراد به اتاق، نشانه‌ی عدم تکبر شماست، اما هدف شما از ایستادن این است که آن طرف نرود برای خودش یک صندلی پیدا کند و ۳ ساعت جا خوش کند. خیلی‌ها اگر چند دقیقه سرپا بایستند خسته می‌شوند و به محض اینکه کارشان با شما تمام شد به سر کار خود بر‌می‌گردند. اگر هم دیدید کسی با این روش خسته نمی‌شود، از پشت میزتان دور بزنید و او را تا دم در و احیانا سر راهرو همراهی کنید. سپس عذرخواهی کنید و برگردید به اتاق‌تان.

۴. حواس‌پرت‌کُن‌ها را محدود کنید.

هر چند دقیقه یکبار ایمیل و فیسبوک و تلگرام و غیره را چک می‌کنید؟ آیا خودتان جواب همه‌ی تماس‌های شرکت را می‌دهید یا کس دیگری را مسئول این‌ کار کرده‌اید؟ آیا اگر هر کسی وارد شرکت بشود و بگوید من با فلانی کار دارم می‌تواند سرش را بیندازد پایین و وارد دفتر شما شود؟ این چیزها شما را از پرداختن به کسب‌و‌کار اصلی‌تان باز می‌دارد. سعی کنید اوقات مشخصی را برای سر و کله زدن با این جور چیزها تعیین کنید تا وسط یک کارِ واقعی حواستان پرت نشود.

۵. عللِ «کار امروز به فردا انداختن‌ها» را ریشه‌یابی کنید.

به عقب انداختن یک کار مهم، بیشتر از اینکه به حواس‌ پرتی ربط داشته باشد دلایل احساسی دارد. نکند می‌ترسید که مهارت انجام فلان کار مهم برای کسب‌وکارتان را ندارید؟ یا اینکه احساس می‌کنید راجع به کاری اطلاعات کافی در اختیار ندارید؟ یا نگرانید که اگر فلان پروژه را تمام کردید، قدم بعدی‌تان چه خواهد بود؟ برای اینکه به درمان حواس پرتی خود کمک کنید، به یک مداد و کاغذ و مقداری زمان احتیاج دارید تا بنشینید و دلایل به تعویق انداختن کارهایتان را لیست کنید و ببینید که چطور می‌توانید هر کدام را برطرف کنید.

۶. لقمه‌های کوچک بردارید.

اگر یک روز کاری گیج‌کننده نصیب‌تان شود، بعید می‌دانم که آن روز بتوانید پروژه‌‌ی بزرگی را به اتمام برسانید. بد نیست بدانید که در طی ۱۵ یا ۲۰ دقیقه در طول روز، کارهایی را می‌توانید به اتمام برسانید که فکرش را هم نمی‌کردید. منتظر این نباشید که سرتان خلوت شود و یکهو کلی وقت به دست بیاورید تا همه‌اش را به آن پروژه‌ی طولانی اختصاص بدهید. این کار شدنی نیست.

۷. برای درمان حواس‌ پرتی باید میز کارتان را خلوت کنید.

برای درمان حواس پرتی خود، دور و برتان را خلوت کنید. اگر آماده‌ی استارت زدنِ یک پروژه بزرگ هستید، محل کارتان را از هر چیزی که شما را یاد کارهای کوچکِ دیگر می‌اندازد، خالی کنید. زیرا به طرفه‌العینی گول یک کار ۲-۳ دقیقه‌ای را می‌خورید و آن اصلِ کاری را ول می‌کنید و می‌روید دنبال کارهای کم اهمیت‌تر. هدف از جمع و جور کردن میزِ کار این است که دچار حواس‌ پرتی بصری نشوید.

۸. بچسبید به کار

یک کار دیگر برای درمان حواس پرتی اینست که در را ببندید، گوشی‌تان را خاموش کنید، میزتان را خلوت کنید و بچسبید به کار. پشت در اتاق‌تان نوشته‌ای با این مضمون آویزان کنید: «به جز قطع نخاع، سوختگی شدید یا استعفا، هر چیزی که دارید را نگه‌ دارید و فردا به من بگویید.» اگر خود را از شر همه‌ی این بهانه‌ها و حواس‌ پرتی‌ها راحت کنید، شاید خیلی سریع‌تر از آن‌ چیزی که انتظار دارید، بتوانید به بزرگترین اهداف کاری‌تان دست پیدا کنید.